Dernière mise à jour : 21 mai 2026
La présente Politique de confidentialité explique comment GENIFLY INC. (« Genifly », « nous », « notre » ou « nos ») recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels lorsque vous utilisez la plateforme Genifly — un logiciel que les gyms, les écoles d’arts martiaux et les entreprises de conditionnement physique semblables utilisent pour gérer les abonnements, les cours, les paiements, les présences et les communications (le « Service »).
Aux fins de la présente politique, la notion de Renseignements personnels est définie par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P-39.1 (la « LPRPSP») et Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »).
Le Service compte deux catégories d’utilisateurs, et notre rôle juridique diffère pour chacune.
a) Propriétaires et personnel de gyms (« Clients »). Un gym, une école ou une entreprise semblable s’abonne au Service, et ses propriétaires et membres du personnel autorisés l’utilisent. À l’égard des renseignements personnels de ces personnes, nous agissons à titre de responsable — nous décidons des fins et des moyens du traitement, et notre relation directe est avec elles.
b) Membres des gyms (« Membres »). Les clients d’un Client ont leurs renseignements saisis et gérés dans le Service par le personnel du Client, ou dans certains cas par eux-mêmes au moyen d’un portail des membres. À l’égard des renseignements personnels des Membres, le gym est le responsable et nous agissons à titre de prestataire de services (mandataire). Nous ne traitons les renseignements des Membres que pour fournir le Service au gym, selon les instructions du gym et nos Conditions d'utilisation.
Si vous êtes un Membre et que vous avez des questions sur l’utilisation de vos données, votre premier point de contact est votre gym. Nous vous aiderons tout de même — voir la Section 14 (Vos droits) et la Section 17 (Coordonnées).
La présente politique reflète les dix principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information prévus par la LPRPDE — la responsabilité, la détermination des fins de la collecte, le consentement, la limitation de la collecte, la limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation, l’exactitude, les mesures de sécurité, la transparence, l’accès aux renseignements personnels et la possibilité de porter plainte — ainsi que les obligations correspondantes prévues par la LPRPSP.
Nous avons désigné la personne suivante le responsable de la protection des renseignements personnels:
Mathieu Sauvé
Président de Genifly Inc.
Courriel : privacy@genifly.ca
Téléphone : 438-801-9077
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est appuyé dans ses fonctions par des politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels au sein de l’organisation, incluant la répartition des responsabilités, les règles applicables à la conservation et à la destruction des renseignements personnels, ainsi qu’un processus de traitement des plaintes.
Vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels.
Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires pour fournir et exploiter le Service. Ce que nous recueillons dépend de votre qualité de Client ou de Membre.
Lorsqu’une personne utilise le Service, nous recueillons automatiquement :
Nous n’utilisons pas de témoins (« cookies ») publicitaires ni d’outils d’analyse de tiers — voir la Section 6.
Les cartes de paiement sont traitées par nos processeurs de paiement conformes à la norme PCI-DSS (voir la Section 7). Nous ne conservons que les métadonnées de la carte — marque, quatre derniers chiffres, date d’expiration — et des jetons sécurisés qui nous permettent de débiter une carte de nouveau sans en conserver le numéro. Les numéros de carte complets, les codes de sécurité (CVV) et les données de la bande magnétique ne sont jamais conservés dans nos systèmes.
Nous recueillons des renseignements personnels à des fins précises et déterminées :
Fin | Renseignements utilisés | Fondement |
Créer et sécuriser les comptes; authentifier les utilisateurs | Identité, coordonnées, identifiants, données de sécurité | Exécution de notre contrat avec le Client |
Fournir le Service aux gyms — gérer les abonnements, les cours, les présences et les paiements | Données des Clients et des Membres | Contrat; instructions du gym (pour les données des Membres) |
Traiter les paiements et la facturation récurrente | Métadonnées de paiement, jetons, données de facturation | Contrat; obligation légale |
Envoyer des messages de service et transactionnels (p. ex. échecs de paiement, avis d’expiration) | Coordonnées, état de l’adhésion | Contrat; exploitation légitime du Service |
Envoyer des messages de marketing ou promotionnels | Coordonnées | Consentement par adhésion (opt-in) uniquement — voir la Section 11 |
Sécuriser le Service, prévenir la fraude et tenir des registres d’audit | Données de journalisation, registres d’audit, adresse IP | Intérêt légitime; obligation légale |
Respecter les obligations fiscales, comptables et autres obligations légales | Dossiers de facturation et de paiement | Obligation légale |
Améliorer et soutenir le Service | Données d’utilisation, correspondance de soutien | Intérêt légitime |
Nous n’utilisons pas de renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles énoncées ci-dessus sans obtenir un consentement supplémentaire.
Le Service utilise un petit nombre de technologies strictement nécessaires à son fonctionnement :
Nous n’utilisons pas de témoins publicitaires, d’outils d’analyse de tiers ni de suivi intersites. Comme nous n’utilisons que des technologies strictement nécessaires, aucune bannière de consentement aux témoins n’est requise. Si cela change, nous mettrons à jour la présente politique et obtiendrons le consentement avant de déposer tout témoin non essentiel.
Nous communiquons des renseignements personnels à un nombre limité de fournisseurs de services tiers (sous-traitants) strictement pour exploiter le Service. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les communiquons pas à des annonceurs.
Fournisseur | Fin | Lieu de traitement principal |
Amazon Web Services (AWS) | Hébergement de l’application, base de données, stockage de fichiers et de photos, et envoi de courriels (Amazon SES) | Canada (Montréal — ca-central-1) |
Stripe | Traitement des paiements par carte en ligne | États-Unis et Canada |
Helcim | Traitement des paiements par carte et par terminal | Canada |
Clover (Fiserv) | Traitement des paiements par carte et par terminal | États-Unis |
Twilio | Envoi de messages texte (SMS) | États-Unis |
Sentry (Functional Software, Inc.) | Surveillance des erreurs et de la performance de l’application | États-Unis |
Pusher | Mises à jour et notifications en temps réel dans l’application | États-Unis ou Union européenne |
Google Maps | Affichage des cartes et fonctions de localisation | États-Unis |
Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels lorsque la loi, une ordonnance d’un tribunal ou une demande légitime d’une autorité publique l’exige, ou pour protéger nos droits, notre sécurité ou nos biens et ceux de nos utilisateurs.
Nous exigeons de chaque fournisseur, par contrat, qu’il protège les renseignements personnels et ne les utilise que pour nous fournir des services.
Notre application, notre base de données, notre stockage de fichiers et notre infrastructure de courriel sont hébergés chez AWS au Canada (Montréal, ca-central-1), de sorte que les données des Clients et des Membres au repos demeurent au Canada.
Certains des fournisseurs de paiement, de messagerie et de surveillance énumérés à la Section 7 traitent des renseignements personnels limités à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne. Avant de faire appel à ces fournisseurs, nous avons évalué les communications en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des fins, des protections en place et du régime juridique de la destination. Nous avons conclu que les renseignements bénéficient d’une protection adéquate, et nous maintenons des garanties contractuelles avec chaque fournisseur.
Vous pouvez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels pour obtenir plus de détails sur ces évaluations.
Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins énoncées ci-dessus, ou aussi longtemps que la loi l’exige.
Catégorie | Conservation |
Données de compte et de profil des Clients | Pendant la durée de vie du compte, puis supprimées ou anonymisées après la fermeture du compte |
Données des Membres (détenues pour un gym) | Contrôlées par le gym; à la résiliation, retournées/exportées puis supprimées |
Dossiers de paiement et de facturation | Jusqu’à 7 ans, pour respecter les obligations fiscales et comptables |
Historique des communications (courriels/SMS) | Pendant la durée de vie du compte |
Journaux de sécurité et d’audit | Pendant la durée de vie du compte |
Données de session et de journalisation techniques | Une courte période après la fin de la session |
Codes de connexion à usage unique | Quelques minutes — supprimés peu après leur expiration |
Registre des incidents de confidentialité (atteintes) | 5 ans |
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les anonymisons de façon sécuritaire.
Certaines fonctions du Service fonctionnent automatiquement :
Ces fonctions appliquent des règles configurées et supervisées par le gym; elles ne produisent pas d’effet juridique ni d’effet significatif semblable sans intervention humaine, et le personnel du gym conserve le contrôle des décisions relatives à l’adhésion, à la facturation et à l’accès. Si une décision vous concernant a été prise par des moyens automatisés, vous avez le droit d’en être informé, de connaître les principaux facteurs en cause et de demander une révision par une personne — communiquez avec votre gym ou avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.
Nous envoyons des messages de service et transactionnels (tels que des avis de paiement, des alertes de sécurité et des mises à jour de compte) comme partie nécessaire de la prestation du Service.
Les messages de marketing ou promotionnels ne sont envoyés qu’avec un consentement par adhésion (opt-in), conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et à la LPRPSP. Le consentement au marketing est distinct de l’acceptation de nos Conditions, et vous pouvez le retirer en tout temps au moyen du lien de désabonnement figurant dans tout message de marketing ou en communiquant avec nous. Le retrait du consentement au marketing n’interrompt pas les messages de service essentiels.
Note à l’intention du gym (Client) : le Service consigne actuellement un seul indicateur de retrait des communications au moment de l’inscription. Pour respecter la LCAP, le consentement au marketing doit être un choix distinct, dégroupé et par adhésion (opt-in) — voir la note de mise en œuvre fournie avec le présent document.
Le Service recueille des dates de naissance et peut être utilisé par des gyms dont les membres comptent des mineurs.
Au Québec, le consentement valide d’une personne de moins de 14 ans doit être donné par le titulaire de l’autorité parentale. Nous comptons sur chaque gym, à titre de responsable des données de ses Membres, pour obtenir tout consentement parental ou du tuteur requis avant de saisir les renseignements personnels d’un mineur dans le Service, et les gyms confirment dans nos Conditions l’avoir fait. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d’un mineur sans ce consentement. Si vous croyez que les renseignements d’un mineur ont été fournis sans le consentement requis, communiquez avec le gym ou avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels.
Le Service n’est pas conçu comme un système de dossiers médicaux. Toutefois, le champ de notes en texte libre et les décharges ou ententes téléversées peuvent contenir des renseignements sensibles — tels que des blessures, des problèmes de santé ou des limitations physiques — selon ce que le gym choisit de consigner.
Lorsque de tels renseignements sont présents, nous les traitons comme sensibles : l’accès est limité au personnel autorisé du gym et à notre personnel qui en a besoin pour exploiter le Service ou en assurer le soutien, et ils sont protégés par les mesures de sécurité de la Section 15. Les gyms sont tenus de ne recueillir des renseignements sensibles qu’avec le consentement exprès de la personne et uniquement lorsque cela est nécessaire.
Sous réserve des limites prévues par la loi, vous avez le droit :
Comment exercer ces droits :
Nous répondrons dans un délai maximal de 30 jours de la réception de la demande. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite à une demande. Si nous refusons une demande, nous vous en expliquerons les motifs et vous indiquerons comment contester cette décision.
Toute plainte relative à la protection des renseignements personnels sera traitée avec diligence conformément à notre processus interne. Nous communiquerons avec vous dans un délai raisonnable suivant la réception de votre plainte et, le cas échéant, vous informerons des recours disponibles.
Nous maintenons des mesures de protection administratives, techniques et physiques conçues pour protéger les renseignements personnels, notamment :
Aucun système ne peut être garanti parfaitement sécuritaire. Nous ne pouvons promettre une sécurité absolue, mais nous nous efforçons de protéger les renseignements personnels et d’améliorer nos mesures de sécurité au fil du temps.
Si un incident de confidentialité survient et présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé ou un risque réel de préjudice grave, nous :
Nous pouvons mettre à jour la présente politique de temps à autre. Pour les modifications importantes, nous donnerons un avis (par exemple, par courriel ou par un avis dans l’application) au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur de la modification. Pour les modifications mineures, nous mettrons à jour la date de « Dernière mise à jour » figurant en tête du document. Votre utilisation continue du Service après l’entrée en vigueur d’une modification signifie que vous acceptez la politique mise à jour.